Bürodrucker für Unternehmen

1. Einsatzort Arbeitsplatz

Die Definition Ihres Arbeitsplatzes bestimmen wichtige Entscheidungskriterien.

• Wo steht der Bürodrucker und von wie vielen Personen wird er bedient?
• Steht er in einem Einzelbüro (Multifunktionssystem), im Vorzimmer (Multifunktionsdrucker Business), im Flur einer Abteilung oder im Großraumbüro (Multifunktionsdrucker Großraumbüro)?
• Handelt es sich um eine Behörde (Drucker Management), um die Verwaltung in einer Institution beispielsweise eine Schule oder Kita, ein Krankenhaus oder eine Pflegeeinrichtung?
• Ist es ein Industrie- oder ein Handwerksbetrieb (Drucker für Gewerbe), ein Logistik- oder Einzelhandelsunternehmen (Multifunktionsgerät), eine Anwaltskanzlei (Profidrucker), ein Copy-Shop (Hochleistungsdrucker), ein Architektur- oder Designbüro (Plotter, Großformatscanner, Design Drucker Postkartendrucker)?
• Wie viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bzw. Kundinnen und Kunden werden damit voraussichtlich arbeiten?

Drucker oder Multifunktionsgerät für kleinere Büros

Je nach Größe Ihres Büros reicht oftmals ein einzelner Bürodrucker, der mit den Computern der Mitarbeiter vernetzt ist. Grundsätzlich stellt sich die Frage, was das Gerät können muss. Es gibt mindestens vier Möglichkeiten: Zum Beispiel Geräte, die lediglich drucken können. Ein Multifunktionsgerät kann aber mehr: drucken, kopieren und scannen oder drucken, kopieren, scannen und faxen und/oder Großformate drucken und scannen.
Ein Multifunktionsdrucker von Konica Minolta aus des bizhub-Reihe sorgt beispielsweise nicht nur für den reibungslosen Ablauf in Ihrer Dokumentenverarbeitung. Er bietet auch Endverarbeitungsoptionen wie Heften und Lochen – alles vereint in einem System und im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

Welche Anforderungen werden an das Gerät gestellt?

Wenn Sie ein Einzelbüro bestücken wollen, reicht ein Multifunktionsgerät aus z.B. von Utax Business, Konica Minolta oder Canon. Damit können Sie bequem drucken, kopieren, scannen und faxen, wahlweise in Farbe oder schwarz/weiß.
Wichtig ist auch, wo der Drucker bzw. das Multifunktionsgerät steht. Denn je intensiver das Gerät genutzt wird, desto höher ist die Lärmbelästigung. Das kann mitunter sehr störend für die Arbeitsabläufe sein. An den Standort eines Hochleistungsdruckers sind andere Anforderungen an die Räumlichkeiten geknüpft als an ein platzsparendes Tischmodell. Jeder Drucker produziert warme Abluft und Feinstaub. Großgeräte wie Profidrucker produzieren davon eine Menge, für die es jedoch ausgeklügelte Filtertechniken (UFD – Ultra Fina Particle) gibt. Dies sind bereits in die Geräte integriert und werden bei den routinemäßigen Wartungen ausgetauscht.

3D-Drucker sind in punkto Abluft problematischer. Sie emittieren während des Drucks nennenswerte und für die Gesundheit nicht ungefährliche Abgase. Die dabei verwendeten Materialzusammensetzungen beinhalten Acrylonitrile, Butadiene sowie Styrene (kurz ABS+ genannt, weil sie mehr als 27 chemische Stoffe beinhalten). Insbesondere letztere stehen im Verdacht, krebsauslösend zu sein. Eine um das Zwanzigfache erhöhte Konzentration von Styrenen in der Raumluft eines Bürogebäudes gegenüber einem normalen Haushalt wurde in einer US-amerikanischen Studie von 2016 festgestellt.

Laser- oder Tintenstrahldrucker?

Bei einem eher überschaubaren Druckvolumen stellt sich die Frage, ob Tintenstrahl- oder Laserdrucker.

• Wie schnell wollen Sie drucken?

Die technischen Angaben beziehen sich in der Regel auf Monoseiten in schwarz/weiß. Es gibt große Unterschiede bei der Drucker-, Kopier- und Scanfunktion. Beispielsweise druckt das kleinste Multifunktionsmodell 1855 von Utax Business in Lasertechnik locker 18 Seiten s/w in der Minute, wohingegen das größte Multifunktionsmodell 8057i bis 80 Seiten in der gleichen Zeit schafft.

• Müssen Sie in Farbe drucken, oder reicht schwarz/weiß?
• Drucken Sie weitgehend Texte oder sind es bunte Grafiken, Abbildungen und Fotos?
• Wie hoch ist Ihr Budget für Anschaffungs- und Verbrauchskosten?

Was spricht für einen Laserdrucker?

Im direkten Vergleich zum Tintenstrahldrucker kommen die Laserdrucker sehr gut weg, was die Qualität der Druckerzeugnisse betrifft. Wenn Sie vor allem Texte drucken, die richtig gut aussehen sollen, können Sie das hervorragend mit einem Laserdrucker auf Normalpapier. Sie sind zudem auch deutlich wasser- und lichtbeständiger. Die Druckgeschwindigkeit ist hoch und die Tonerkartuschen trocknen nicht ein, wenn das Gerät einmal längere Zeit nicht benutzt wird. Also für Gelegenheitsausdrucke die bessere Wahl. Wenn Sie aber auch Fotos drucken wollen, sollten Sie auf eine möglichst hohe Auflösung achten. An die Qualität eines Fotodruckers kommt ein Laserdrucker nicht heran und Randlosdrucke sind nicht möglich.
Mittlerweile sind Laserdrucker nicht nur reine Drucker. Die neuen Modelle bieten auch eine Kopier- und Scanfunktion. Sie verbinden sich z.B. über LAN, USB-Schnittstellen oder funktionieren drahtlos über WLAN, NFC, Apple Airprint oder Android Mopria.

Neben dem höheren Anschaffungspreis sind Laserdrucker mit bis zu 50 cm Höhe und bis zu 35 cm Breite häufig recht sperrig. Sicherlich kennen Sie die riesig wirkenden Geräte aus Büros. Diese sind deshalb so groß, da sie in der Regel mehrere Papierkassetten haben, da viele Personen den Drucker nutzen und daher ein hoher Papierverbrauch herrscht. Wenn Sie den Laserdrucker für zu Hause und nicht im Büro brauchen, gibt es auch kleinere Geräte, die mit 16 cm Höhe nicht allzu viel Platz benötigen. Leider haben solche kompakten Laserdrucker oftmals keine Scan- oder Duplexdruck-Funktion. Letzteres bedeutet, dass Sie beidseitig drucken können, ohne das Papier manuell zu wenden. Denken Sie daran, dass beidseitiges Drucken Papier spart und damit die Umwelt entlastet!

Was spricht für einen Tintenstrahldrucker?

Bei beiden Techniken gibt es sowohl Schwarz- / Weiß- als auch Farbdrucker. Wenn Sie Wert auf brillante Fotoqualität legen, kommen Sie an einem professionellen Tintenstrahldrucker nicht vorbei. Denn nur dieser auf kann hochwertigem Hochglanz-Fotopapier drucken. Bei preiswertigem Papier fasert das Druckbild hingegen mehr oder weniger aus. Hochwertiges Papier mindert den nachteiligen Effekt, treibt aber auch die Kosten in die Höhe.
Während ein Laserdrucker nur Toner zieht, wenn er druckt, zieht ein Tintenstrahldrucker Tinte auch bei der Reinigung. Das bedeutet insgesamt einen höheren Verbrauch und die Gefahr des Eintrocknens bei längeren Ruhezeiten.
Bei einigen Druckern kann ein Tinten-Abonnement die Kosten für Fotodrucke drastisch senken. Aber: Der Nutzer muss das abonnierte Druckvolumen recht genau einhalten, damit der Komfort- und Preisvorteil des Angebots erhalten bleibt. Wer das Abo bucht, sollte wissen, was er vorhat.

Plotter oder Postkartendrucker: Branchenspezifische Anforderungen

Plotter sind Großformat-Drucker, mit denen Sie von A4 bis A0 und größer schwarz-weiß oder in Farbe drucken können. Architekten, Ingenieure, Design– und Konstruktionsbüros benötigen für Ihre Pläne dieses große Format. Professionelle Produktionsdrucksysteme sind mittlerweile so benutzerfreundlich konzipiert, beispielsweise mit integrierter Schneide- und Stapelvorrichtung, automatischer Rollenzufuhr für das Laden von vorne, dass sie ohne große Kenntnisse bedient werden können. Führende Hersteller sind HP und Canon.

Sie haben einen Drucker oder ein Multifunktionsgerät und wollen die ganze Bandbreite Ihres Gerätes nutzen.

Wenn Sie häufig Postkarten für den Postversand drucken wollen, sollten Sie einige Punkte beachten, um nicht böse Überraschungen zu erleben. Da zahlreiche Laserdrucker über mehrere Papierzuführungen verfügen, können entweder Papiere mit unterschiedlichen Gewichten oder Papiere in unterschiedlichen Formaten aus den einzelnen Schächten eingezogen und nach dem Druck in einer Ablage hintereinander ausgegeben werden. Wichtig ist, dass die Drucker gerade Papierwege ermöglichen. Mancher Laserdrucker verfügt über Umlenkungen, die dafür sorgen, dass der Karton gekrümmt aus dem Drucker kommt und im Zweifelsfalle von der Post nicht mehr angenommen wird. Hier empfiehlt sich ein Hochleistungs-Laserdrucker mit Flachbett-Technologie. Dort wird das Material seitlich aus einem Container ohne Umlenkung gezogen.

Wenn die Karten im A6-Format ausgegeben werden sollen, werden Laserdrucker schnell sehr langsam. In diesem Druckverfahren werden die Tonerpartikel mit sehr viel Hitze in das Material gebrannt. Beim A4-Druck kann die Hitze komplett vom Material aufgenommen werden – beim A6-Format ist das nicht möglich. Damit die Drucker nicht überhitzen und Feuer entzünden, reduzieren die Sensoren die Druckgeschwindigkeit. Wenn Sie täglich ein hohes Druckvolumen an Postkarten versenden müssen, bietet sich ein Endloslaser mit einem geraden Papierweg an. Damit lässt sich mit hoher Geschwindigkeit randlos drucken. Einige erlauben die Druckausgabe in einen Schneideautomaten zur Vereinzelung.

Manche Desktop-Laserdrucker und Midrange-Systeme werden mit Druckkassetten bestückt, die aus Tonerkartusche, Trommel und Developer-Station verfügen.

Werden große Kassetten eingesetzt, drucken einige bis zu 24.000 Seiten bei einer 5%igen Schwärzung. Steigt aufgrund von Barcodes der Schwärzungsgrad auf 15% Deckung an, sind die Tonerkartuschen nach 8.000 Seiten schon leer, obwohl die Trommel für wesentlich mehr Ausdrucke ausgelegt ist.

Aus dem Grund wechseln Sie vom Büro-Laserdrucker bis zum Hochleistungs-Laserdrucker einzelne Komponenten bei Bedarf aus. Das ist wirtschaftlich und umweltfreundlich.

3. Bürodrucker – Kaufen oder Leasen

Für welche Variante Sie sich entscheiden, hängt ganz von Ihren Ansprüchen an das Drucksystem und den sich daraus ergebenden Langzeit- und Folgekosten ab.
Benötigen Sie etwa einen Plotter (Großformatdrucker), Großraumkopierer oder 3D-Drucker ist die Miete preiswerter als ein teurer Neukauf. Dafür sind Sie bei den Verbrauchsmaterialien und Wartungsarbeiten an den Vertragspartner gebunden. Eine Laufzeitbindung lohnt sich in der Regel nur bei längerer Nutzungsdauer. Oftmals wird auch eine Versicherung für den Schadensfall verlangt. Handelt es sich um einen Mietkauf, ist entscheidend, wer die Kosten für Wartung und Reparatur trägt.
Wenn Ihr Budget es erlaubt, stellt sich für Vieldrucker häufig die Kaufoption als günstiger heraus, sofern es sich dabei um einen Drucker mit geringen Druckkosten handelt. Durch preiswertes Verbrauchsmaterial lassen sich die Kosten auf ein Minimum reduzieren. Hat das Gerät allerdings ausgedient, müssen Sie den Drucker ordnungsgemäß entsorgen und sich wahlweise wieder für ein neues System entscheiden, das wiederum mit teils hohen Anschaffungskosten verbunden ist.

Bei größeren Office-Geräten, d.h. Standgeräten, die bis 150 kg wiegen können, bekommt der Kunde aber ein Problem beim Aussortieren. Während die Entsorgung für ein Tischgerät unkritisch ist, denn Sie fahren damit einfach zum Wertstoffhof oder – sofern Sie in Berlin ansässig sind – werfen es in die orange Tonne, wird es für den gewerblichen Kunden teuer. Denn diese können ihre Geräte nicht mehr kostenfrei entsorgen, sondern müssen dafür bezahlen. Addieren Sie die Transportkosten noch hinzu, kann es durchaus sinnvoll sein, sich für eine Leasing- oder Mietvariante, einem sogenannten „Rundum-Sorglos-Paket“ des Händlers Ihres Vertrauens zu entscheiden.

 

Entscheidungshilfe für kaufen oder leasen

Sie benötigen einen professionellen Drucker, Plotter, Multifunktionsgerät, dessen Anschaffungspreis Ihr gegenwärtiges Budget übersteigt. Um Ihre Liquidität zu erhalten, bietet sich die Leasingvariante an. Im Vertragstext sollten Sie dabei auf folgende Punkte achten:

• Wie hoch ist die anfängliche Belastung?
• Wie hoch ist die monatliche Belastung?
• Gibt es eine Abwicklungsgebühr?
• Enthält der Vertrag eine Kaution für das Gerät?
• Wird eine Geräteversicherung nötig?
• Welche Service-Leistungen umfasst der Vertrag?
• Sind Reparaturen und Wartung inbegriffen oder werden sie extra berechnet?
• Wie verhält es sich mit der Lieferung von Verbrauchsmaterialien?
• Haben Sie Ihr Druckvolumen ermittelt?
• Beinhaltet der Vertrag eine halb- oder vollautomatische Online-Bestellung von Verbrauchsmaterialien wie Tinte oder Toner?
• Verlängert sich der Vertrag automatisch?
• Erfolgt mit dem Ende der Vertragslaufzeit eine Rückgabe, ein Restkauf oder eine Eigentumsübertragung des Gerätes?
• Gibt es flexible Vertragslaufzeiten, beispielsweise 12, 24 oder 36 Monate und welche Vorteile ergeben sich daraus?

Gebrauchten Drucker kaufen

Wenn Sie sich für den Kauf eines gebrauchten Farblaserdruckers, Laserdruckers, Multifunktionsdruckers, Plotters oder dergleichen entscheiden, suchen Sie sich einen darauf spezialisierten Händler mit guten Bewertungen aus. Meist stammen diese renommierten Markengeräte aus Leasingrückläufen und Restposten. Manchmal handelt es sich auch um reduzierte Auslaufmodelle. In der Regel werden sie auf Herz und Nieren geprüft, Verschleißteile ausgewechselt und mit einer einjährigen Gewährleistung angeboten. In der Regel können Sie mit dem Händler individuell einen Wartungsvertrag abschließen. Auch hier hält der Qualitätsvergleich mit einem Neugerätehändler stand. Der Kauf von gebrauchten Druckern, Kopierern, Scannern und Zubehör schont Ihr Budget.

Man könnte meinen, Sie unterstützen damit den Aspekt der Nachhaltigkeit und den Schutz der Umwelt in hohem Maße. Allerdings sollten Sie folgendes bedenken: Neue Geräte sind immer besser als die Vorgängermodelle. Das betrifft nicht nur die Energieeffizienz. Die Hersteller arbeiten kontinuierlich an der Verbesserung der verwendeten Materialen sowie an der Qualität der Verbrauchsmaterialien. Die Anforderungen an die Hersteller, im Sinne des Lieferketten-Gesetzes sind, nicht nur so umwelt- und sozialfreundlich wie möglich zu produzieren, sondern auch an die Produkte selbst und deren Output. Es geht um das Verbessern der Emissionswerte, Feinstaubreduzierung und Lärmminderung.

Der Hersteller gibt üblicherweise eine Lebensdauergarantie. Diese beträgt in der Regel 5 Jahre oder ist an eine gewisse Anzahl an Kopien bzw. Ausdrucken geknüpft. Beispielsweise geht Canon bei seinen Tischgeräten von 50.000 Kopien aus oder max. 10.000 pro Jahr bei 5 Jahren Garantie. Bei größeren Geräten liegen die Ausdruckzahlen bei bis zu 2 Millionen. Danach ist das Gerät wirtschaftlich tot. Bei Gebrauchtverkäufen wird es schwierig, wenn das Gerät älter als 5 Jahre ist bzw. die Ausdruckanzahl die Vorgaben des Herstellers übersteigt. In der Regel werden diese Alt-Geräte deshalb eher vermietet als verkauft. Das hat den Grund, dass in der Miete der Service-Vertrag enthalten ist und der Kunde das Rundum-Sorglos-Paket erworben hat. Laufzeiten für Gebrauchtgeräte laufen in der Regel 1-3 Jahre. Dieser überschaubare Zeitraum erlaubt es dem Händler beispielsweise auch, Ersatzteile für Altgeräte zu beschaffen – ein nicht zu unterschätzendes Kriterium beim Kauf/Mietkauf eines Altgerätes.

4. Bürodrucker – Service, Wartung, Verbrauchsmaterial

Unabhängig davon, ob Sie leasen oder kaufen: Bei größeren und/oder mehreren Druckern oder Multifunktionsgeräten empfiehlt es sich, einen Service– bzw. Wartungsvertrag abzuschließen. Darin sind die Wartungsintervalle in der Regel festgelegt. Das erleichtert Ihnen, den Überblick zu behalten und gibt Ihnen eine gewisse Sicherheit, dass Ihnen geholfen wird. Im Schadensfall wird das Gerät entweder in kürzester Zeit repariert oder bei größeren Defekten gegen ein gleichwertiges Modell ausgetauscht.

Bei einigen Vertragsmodellen gehört das Gerät am Ende der Laufzeit Ihnen. Achten Sie hier auf versteckte Kosten wie beispielsweise eine hohe Abschlussrate.
Wenn Sie zu den „Gelegenheitsdrucker“ zählen, könnten Sie von einer vertraglichen Bindung an Verbrauchsmaterialien absehen. Wenn Sie Ihr Gerät ohne Leasing- oder Wartungsvertrag gekauft haben, kommen Sie meist günstiger weg, wenn Sie Ihren Bedarf selbst decken und dabei preisbewusst wiederverwendbare Neutral-Druck-Kartuschen bzw. günstiges Papier einkaufen.

Bei sehr hohem Druckvolumen empfiehlt es sich, die Verbrauchsmaterialen direkt beziehungsweise halb- oder vollautomatisch online beim Vertragshändler zu bestellen So müssen Sie nicht permanent den Überblick über Ihren Verbrauch kontrollieren und laufen nicht Gefahr, ohne Material zu sein.
Die meisten Hersteller bieten als Service ein Download Center auf Ihrer Webseite an. Dort können Sie Treiber, Utilities, Broschüren, Bedienungsanleitungen, Produktbilder u.a. mehr herunterladen. Geben Sie dafür einfach den Produktnamen oder die Gerätenummer ein.

6. Datenschutz

Datenschutz bedeutet „Schutz von personenbezogenen Daten“, um die Rechte jedes Einzelnen zu wahren. Aufgrund der rasant fortschreitenden Digitalisierung hat auch der Datenmissbrauch zugenommen. Datenschutz ist deshalb besonders wichtig geworden. Das gilt gleichermaßen für B2CB und B2C.

Vielen ist nicht bekannt, dass mit Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) vom 25. Mai 2018 der Datenschutz in der EU verschärft wurde. Mögliche Bußgelder bei Verstößen sind im Vergleich zu den alten Datenschutzgesetzen enorm gestiegen (bis zu 20 Millionen Euro, oder für Unternehmen bis zu vier Prozent des Jahresumsatzes). Außerdem wurden umfassende Rechenschaftspflichten in der EU festgelegt.

Die Firma ZIB Service GmbH steht Ihnen gerne zu dieser Thematik beratend und unterstützend zur Seite. Wir klären Sie umfassend über die Gesetzeslage auf, erarbeiten mit Ihnen die passenden Grundlagen für Ihr Unternehmen und erstellen Maßnahmenprotokolle. Wir stellen Ihnen Vorlagen und Checklisten zur Verfügung und schulen Sie und Ihre Mitarbeiter, um Sie für die Wichtigkeit des Datenschutzes zu sensibilisieren.

Wir möchten darauf hinweisen, dass die Firma ZIB-Service GmbH nicht für die Ausführung zuständig ist. Die Geschäftsführung kann bei einem Verstoß gegen die DSGVO persönlich in Haftung genommen werden, sofern Sie dabei gegen die Pflichten verstoßen hat (Art. 82 DSGVO).

Welche Maßnahmen beinhaltet unser Datenschutz-Angebot?

Nach der Erstellung eines Kundenmandats nehmen wir die IT-Systemlandschaft und Begebenheiten vor Ort auf und geben Ihnen und Ihren Mitarbeitern eine Einführung in das Thema Datenschutz. Dazu gehören Checklisten für technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOMs), die wir mit Ihnen sukzessive abarbeiten. Beispielsweise erstellen wir Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten (VVT’s) und entsprechende Richtlinien zu den jeweiligen Bereichen des Unternehmens. Sie und Ihre Mitarbeiter erhalten eine einmalige Schulung und Einweisung. Mit dem von uns erstellten Maßnahmenplan erhalten Sie abschließend eine Datenschutzdokumentation inklusive einer Ausgabe der DSGVO in Buchform.

Selbstverständlich stehen wir auch für weiterführende Unterstützung bereit. Sollten Veränderungen im Unternehmen erneuten Beratungsbedarf ergeben, neue Mitarbeiter geschult oder die Kenntnisse aufgefrischt werden müssen, sind wir mit telefonischer Unterstützung für Sie da.