Kopierer für Unternehmen
Moderne Kopiersysteme sind die Lösung für mittelständische Unternehmen und Großkonzerne, die täglich enorme Aktenmengen bewältigen müssen. Sie machen sich schnell unentbehrlich. Großformatkopierer sind hingegen für Ingenieurbüros und Werbeagenturen die erste Wahl. Die Anschaffungskosten fallen bei beiden Varianten nicht gerade budgetschonend aus. Daher ist es von Vorteil, Fotokopierer zu mieten oder zu leasen.
Jörn Zeisig
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Kopiergeräte mieten leicht gemacht
Kopiersysteme sparen Zeit und Geld, die Geräte punkten mit Schnelligkeit und hohen Kapazitäten. Sie lassen sich ebenso als zentrale Druckstation nutzen, sie arbeiten unauffällig im Hintergrund. Mitarbeiter bedienen Fotokopierer weitgehend vom Schreibtisch aus. Druckaufträge lassen sich mit wenigen Klicks im Netzwerk erstellen. Sind die Dokumente ausgedruckt, müssen sie lediglich aus dem Ausgabefach genommen werden.
Bei Kopierern ist natürlich auch das Einscannen möglich. Das funktioniert nicht nur bei einzelnen Seiten – auch Bücher und komplette Aktenordner lassen sich verarbeiten. Die Geräte müssen dann jedoch mit speziellen Aufnahmevorrichtungen ausgestattet sein. Ist das der Fall, so sind selbst große Mengen an Schriftstücken in kurzer Zeit digitalisiert.
Eine weitere Option stellen Großformatkopierer dar. Die Vorteile und Unterschiede zu konventionellen Ausführungen liegen auf der Hand – die Bezeichnung verrät bereits, worum es geht. Die Systeme sind in der Lage, Papier abseits der Standardmaße zu verarbeiten. Bögen im DIN-A3-Format bewältigen sie mit links. Fotokopierer gibt es ebenfalls für noch größere Abmessungen, doch diese gehören eher in die Kategorie Druckmaschinen.
Die meisten Anbieter sind reaktionsschnell, sodass ein Kopiersystem in kurzer
Zeit einsatzbereit an Ort und Stelle steht.
Kopierer mieten – Kosten sparen
Ob Kopierer für Büro, Kanzlei, Agentur oder Servicedienstleister – die Betriebskosten rücken letztendlich in den Mittelpunkt.
Als grobe Faustregel gilt – je mehr Dokumente Unternehmen verarbeiten, umso geringer fällt der Seitenpreis aus. Bei Schwarz-Weiß-Kopierern lässt er sich mit dem richtigen Equipment und preisgünstigen Papier unter 0,02 Euro drücken. Stimmt das Zusammenspiel, sind bis zu 30 Prozent an Kostenersparnissen im Gegensatz zu konventionellen Geräten möglich.
Moderne Fotokopierer arbeiten größtenteils energieeffizient. Der Stromverbrauch liegt höher als bei Laser- oder Tintenstrahldruckern, doch dafür leisten sie viel mehr. Mit dem Leasing oder der Miete eines Kopierers umgehen Firmen hohe Anschaffungskosten. Die monatlichen Abschläge an den Anbieter sind bilanzneutral und steuerlich absetzbar.
Servicevertrag Kopiererabschließen
Wer eine Kopierstation mietet, braucht hohe Kosten nicht zu befürchten. Diese liegen bei gängigen Ausführungen zwischen 30 und 200 Euro im Monat. Konditionen und Preismodelle variieren je nach Anbieter. Während einige Dienstleister pro Seite abrechnen, so fallen bei anderen Pauschalbeträge und Flatrates an.
Auch in Sachen Wartung gibt es Unterschiede, meist lässt sich jedoch ein Servicevertrag abschließen. Kommt es durch technische Probleme zu Störungen, so sind diese schnell aus der Welt geschafft.
Für die Bereitstellung von Verbrauchsmitteln wie Papier, Toner und Co. sind in der Regel die Unternehmen verantwortlich.
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Kopierer mieten – Aufbewahrungsfristen einhalten
Gesetzgeber, Behörden und Finanzämter haben jedoch keine Einwände, wenn gedruckte Schriftstücke vorhanden sind und in digitaler Form vorliegen. Das bedeutet, dass Geschäftsunterlagen gescannt werden können, um die Bestände an einem anderen Ort zu lagern. So entsteht im Firmengebäude Platz, der besser benutz werden kann.
Für das Outsourcen ist ein Kopiersystem wie geschaffen. Belege und Rechnungen sind in das elektronische Buchhaltungssystem zu übertragen. Gesetzliche Regelungen, Datenschutzrichtlinien sowie die Grundsätze zur digitalen Buchführung sind dabei einzuhalten. Da sich der Arbeitsaufwand über einen absehbaren Zeitraum erstreckt, lohnt es sich, einen Kopierer zu mieten.
